Atender llamadas fuera de horario: contestador, desvío o agente de IA
Una llamada que nadie contesta es un cliente que puede acabar llamando a la competencia. Para cubrir las horas en las que no hay nadie hay cuatro caminos, y cada uno resuelve un problema distinto.
Las cuatro opciones
1. Buzón de voz. Lo más simple: el cliente deja un mensaje. Funciona para asuntos que pueden esperar, pero hay quien cuelga al oír una grabación, y alguien tiene que escuchar los mensajes y devolver las llamadas.
2. Desvío al móvil de alguien. Cuesta poco y da respuesta inmediata, pero convierte la vida personal de esa persona en un turno de guardia. No escala y se acaba rompiendo.
3. Servicio externo de atención. Una persona real atiende por ti. Es la opción más humana, pero suele pagarse por llamada o por minuto, y quien contesta conoce menos tu negocio que tu equipo.
4. Agente de voz con IA. Contesta al momento, a cualquier hora, con las respuestas de tu propia documentación. Sirve para lo repetitivo: horarios, ubicación, estado de un pedido, reservar una cita. Lo que no puede resolver, lo deriva o lo deja anotado.
Cuándo encaja la IA
Encaja si una buena parte de las llamadas fuera de horario son las mismas diez preguntas o si pides cita. No encaja, o hay que reforzarla con una persona, si la mayoría son urgencias que necesitan criterio.
Un agente de IA bien montado:
- Contesta desde tus documentos, no desde conocimiento general, para no inventarse respuestas.
- Se puede interrumpir a media frase y se calla de inmediato, como una persona.
- Reserva citas y deja rellamadas programadas, de modo que la mañana siguiente tu equipo empieza con una lista clara.
- Pasa la llamada a una persona con contexto cuando el caso lo pide, o deja programada una rellamada para la mañana siguiente.
Cómo activarlo solo fuera de horario
No hace falta cambiar toda la centralita. En Alpire la IA se enciende para un número, para una cola o solo fuera de horario. El flujo comprueba el horario y los festivos que has configurado: dentro de horario, la llamada suena a tu equipo; fuera, entra el agente. Si ya tienes tus números con un operador (Twilio, Telnyx o cualquier troncal SIP), no hay que portar nada.
Lo que debes tener resuelto antes
- El aviso de que es una IA. Alpire anuncia el aviso de IA del reglamento europeo (AI Act) y lo deja registrado antes de que el agente hable; el texto se configura por organización.
- Qué hace con lo que no sabe. Define a quién deriva, si deja una rellamada y qué le dice al cliente.
- Los documentos del agente. La calidad de las respuestas depende de lo que le des: horarios, tarifas, preguntas habituales, políticas.
¿Y el coste?
La IA se cobra por minuto y solo mientras está en la llamada, a cargo de una bolsa mensual de créditos que incluye cada plan. Un minuto de IA cuesta aproximadamente entre 4,8 y 16,2 créditos según el proveedor que elijas para transcribir, razonar y hablar; la prueba de 14 días trae 300 créditos, que dan para unos 19 a 63 minutos de conversación. Tienes la cuenta explicada en cuánto cuesta una llamada con un agente de voz.
Por dónde empezar
Una semana de prueba, un solo número y solo fuera de horario. Escucha las llamadas, corrige los documentos del agente y amplía cuando las respuestas te convenzan. Antes, puedes recorrer una llamada de ejemplo con un agente (grabada para la demostración) en la demo pública, sin cuenta, y cuando quieras, crear tu cuenta.