Centralita virtual para pymes: qué debe incluir y cómo compararlas

Una centralita virtual (o PBX en la nube) es el sistema que reparte las llamadas de tu empresa sin cajas en la oficina: extensiones, menús de voz, colas, grabación e informes, todo desde el navegador. Hay decenas de ofertas y casi todas prometen lo mismo. Estas son las preguntas que separan una buena compra de una que se queda corta a los seis meses.

1. ¿Cómo cobra: por puesto, por canal o por minuto?

Es la diferencia que más pesa en la factura.

• Por puesto (extensión): pagas por cada persona que atiende llamadas. Es fácil de prever y crece con el equipo.
• Por canal: pagas por cada llamada simultánea que quieres poder atender. Un lunes de mucha demanda puede dejar clientes con tono de ocupado si te quedaste corto.
• Por minuto: barato al empezar, difícil de presupuestar.

Alpire cobra por puesto y no limita las llamadas simultáneas. Los planes empiezan en 45 euros al mes (un puesto) y el precio por puesto baja con el tamaño del equipo. Los precios no incluyen IVA y se pueden ver en la sección de precios.

2. ¿Quién pone los números de teléfono?

Algunas plataformas te venden los números y te atan a ellas; otras te dejan traer los tuyos. Pregunta si puedes conservar tu operador y tus números actuales. Alpire no vende números: te conectas con Twilio, Telnyx o cualquier troncal SIP, y no hay que portar nada. Tienes más detalle en la guía de troncales SIP y BYOC.

3. ¿Se atiende desde el navegador?

Si tu equipo trabaja desde casa o en varias sedes, un teléfono de mesa por persona es un coste y una molestia. Un softphone en el navegador evita instalar nada. En Alpire funciona en Windows, Linux, macOS, Android e iOS, con teclado, notas de contacto, historial y transferencias, y se puede sacar a una ventana flotante para atender mientras trabajas en otro sistema. Si algún puesto necesita teléfono físico, se pueden registrar teléfonos SIP de mesa.

4. ¿Qué pasa con la llamada hasta que alguien contesta?

Aquí se nota la diferencia entre una centralita básica y una buena:

• Menú de voz con horarios y festivos.
• Colas y grupos con reparto por habilidades, desbordamiento y prioridad.
• Transferencias a ciegas o consultadas, hacia una extensión, una cola o un número externo.
• Buzón de voz y rellamadas programadas para lo que no se puede atender.

5. ¿Cómo sabes si lo estás haciendo bien?

Pide un panel en directo y informes con las métricas de siempre: nivel de servicio (SLA), tiempo medio de respuesta (ASA), duración media de las llamadas (AHT) y ocupación, con exportación a CSV o PDF. Alpire las incluye y además puntúa las llamadas con un control de calidad por IA. En la guía de métricas tienes qué mide cada una.

6. ¿Y la IA?

Hoy muchas centralitas ofrecen un asistente de voz con IA, y conviene que sea opcional y gradual: que puedas activarlo solo para un número, una cola o fuera de horario. En Alpire la IA va incluida en todos los planes y se descuenta de una bolsa mensual de créditos; antes de decidir, mira cuánto cuesta una llamada con un agente y cuándo debe pasar la llamada a una persona.

7. ¿Dónde viven los datos?

Si tu actividad está en la UE, pregunta dónde se guardan las grabaciones y dónde procesa la IA, y exige un contrato de encargado del tratamiento (DPA) con la lista de subencargados. Alpire guarda los datos de las organizaciones en la UE, y el cliente elige el proveedor de IA y su región.

Una lista corta para decidir

1. Precio por puesto, sin tope de llamadas simultáneas.
2. Tu operador y tus números, sin portar.
3. Softphone en el navegador, y teléfono de mesa si lo necesitas.
4. Menú de voz con horarios, colas con habilidades y transferencias.
5. Informes en directo y exportables.
6. IA opcional, activable por partes.
7. Datos en la UE y un DPA firmado.

Si quieres ver cómo se recorre una centralita antes de probar nada, la demo pública deja pulsar las teclas de un menú y recorrer una llamada de ejemplo, sin cuenta. Y puedes crear una cuenta con una prueba de 14 días.